7.4 沟通

 

组织应确定与质量管理体系相关的内部和外部沟通，包括： a)沟通什么；

b)何时沟通；

c)与谁沟通；

d)如何沟通；

e)谁来沟通。

 

7.5 成文信息

 

 7.5.1总则

 

 组织的质量管理体系应包括： a)本标准要求的成文信息；

b)组织确定的、为确保质量管理体系有效性所需的成文信息；

注：对于不同组织，质量管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：

-组织的规模，以及活动、过程、产品和服务的类型；

-过程及其相互作用的复杂程度；

-人员的能力。

 

7.5.2 创建和更新

 

 在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的： a)标识和说明（如标题、日期、作者、索引编号）；

b)形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；

c)评审和批准，以保持适宜性和充分性。

 

7.5.3 成文信息的控制

 

 7.5.3.1 应控制质量管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保： a)在需要的场合和时机，均可获得并适用；

b)予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。

7.5.3.2 为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动： a)分发、访问、检索和使用；

b)存储和防护，包括保持可读性；

c)更改控制（如版本控制）；

d)保留和处置。

对于组织确定的策划和运行质量管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识

别，并予以控制。

 对所保留的，作为证据的成文信息应予以保护，防止非预期的更改。

 注：对成文信息的“访问”可能意味着仅允许查阅，或者意味着允许查阅并授权修改。

 

7.5.4补充

 

 7.5.4.1组织必须建立、实施和保持一个文件化过程用于成文信息的控制。

 该过程必须包括：

a)在7.5中规定的要求；

b)确定经营管理体系的成文信息的层级（如：方针、程序、指导、模版）；

c)建立、验证、批准和更新成文信息人员的授权和识别；

d)确定记录的类型（如报告、测量单据、图纸）及其遵从法律法规、合同和经营管理体

系要求的保存期限。

组织必须保留有关成文信息。

7.5.4.2 该过程应包括确定保密级别（如公开、内部或机密）、存储媒介和销毁方法。

 组织应使用电子系统来控制成文信息和规定日常复制。