房地产企业如何按iso14001认证咨询要求编制环境文件管理程序

1．目的

为使环境管理体系正确有效的贯彻执行，应建立文件化的程序，对本公司与环境管理体系有关的文件的制定、审核、修改、保存和废除进行管理。

2．适用范围

本程序适用于与环境管理体系有关的文件和资料的控制。

3．职责

3．1总经理负责环境管理手册和程序文件的批准和发布；

3．2环境管理者代表负责环境管理手册和程序文件的审核以及作业文件的批准。

3．3办公室负责环境管理手册和程序文件的编制和日常管理与控制。

3．4各部门负责作业文件的编制及相关文件的实施，文件制（修）订意见的提出，以及部门文件和资料的日常管理。

3．5各部门负责人负责本部门编制的相关作业文件的审核。

4．工作程序

 

4．1文件的构成

4．2文件格式原则上采用以下要领：

4．2．1名称栏记入编制文件的名称、标题。

4．2．2文件编号、版次、页次、拟稿、审核、批准、发布实施。

4．2．3文件格式目录

4．2．4在一个标题项目中，需细分其中的内容时，分项、号、目完成。

如：项的符号采用一层数字：如1

号的符号采用二层数字：如1.2

目的符号采用三层数字：如1.3

再一级的符号采用字母：如A

4．3文件的编号

4．3．1环境管理手册的编号如下：

    

4．5文件的制订、修订、审核及批准按以下规定进行。
4．6环境管理手册、程序文件、作业指导书的收发程序如下：
4．6．1受控环境管理手册和程序文件、作业指导书发放时，资料管理员填写〈文件收发台帐〉，接收人或回收人在各自栏上签名。
4．6．2文件的发放部门和分发号表示如下：
各部门的分发号表示如下：
总经理室        —01           环境管理者代表     —02
副总经理        —03           办  公  室         —04
财 务 部        —05           开  发  部         —06
工 程 部        —07           物  业  部         —08
4．7文件的保管
4．7．1环境管理手册、程序文件、作业指导书由资料管理员保存，各部门只保存其有效版本的复印件，如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件上加盖红色“仅供参考”印章，旧文件保存期为三个月。
4．7．2文件修改，按以下方式进行记录
A．全文修改与单页修改的界定
属于以下情况时，要做全文修改，除此以外，只作单页修改。
※因大幅度变更原文时；
※变更内容，修改内容纳不下时；
※在改版后，一页之中，修改五次以上时。
B．全文修改的方法
※版号变更时，在前次版号上再加上1（如在前版是A，则版号变更时为B）
4．7．3单页修改的方法
A．修改时，将不适宜的内容删去，填修改后的内容；
B．在修改批准栏，依顺序填写修改日期、加盖批准者红色印章。
4．8环境管理体系文件的修改及废除
4．8．1办公室组织部分内审人员，每年至少对环境管理手册和程序文件进行一次评审，对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写〈文件更改申请单〉经环境管理者代表审核后发放《文件更改通知单》，总经理批准进行更改，更改后填写〈文件更改记录表〉。
4．8．2除定期修改外，文件和资料需要更改时，由办公室组织相应部门讨论确定是否修改，由使用部门填写〈文件更改申请单〉，经原审批部门审批后，由文件持有部门签字后进行更改。
具体方法由办公室按〈受控文件目录〉的范围进行划改或换页，办公室将修改稿经环境管理者代表审核，总经理批准后发布。
4．8．3作业文件的修改
当环境管理手册和程序文件发生变更时，各部门应根据实际情况确定对作业文件的修改，修改后，经该文件制定部门负责审核，环境管理者代表批准后发布。
4．8．4环境管理体系文件的废除
办公室负责回收作废或失效的环境管理体系文件，在分发、修订新文件时，分发部门应将旧文件由现场收回填写〈作废文件申请销毁记录表〉，经环境管理者代表批准后销毁，对于已存档的环境管理体系文件，不将原作废页收回，由办公室负责在其文件上另盖“作废”章，并在文件内填写〈文件更改记录表〉夹入新页中。
4．9所有文件均应字迹清楚，标识明确，注明日期，妥善保管。
5．支持性文件
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6．环境记录
6．1 LY/ER7.5-1〈受控文件目录〉
6．2 LY/ER7.5-2〈文件收发台帐〉
6．3 LY/ER7.5-3〈文件更改申请单〉
6．4 LY/ER7.5-4〈文件更改通知单〉
6．5 LY/ER7.5-5〈文件更改记录表〉
6．6 LY/ER7.5-6〈作废文件申请销毁记录表〉