银焊料生产企业iso9001认证咨询之文件和资料控制程序

1.目的
对与本公司iso9001认证咨询的质量管理体系有关的文件进行控制、确保各相关场所使用文件的唯一有效版本。
2.范围
适用于本公司所有与质量体系有关的文件和资料。
3.职责
3.1行政部归口文件和资料的管理。
3.2各部门负责质量手册、程序文件和相关作业文件的编写、修改和控制。
3.3各部门负责专用文件和资料的使用和保管。
4.程序
4.1文件、资料的分类和编号
4.1.1文件、资料的分类：
a)质量手册
b)程序文件
c)作业指导书等技术文件
d)记录表格
e)其它管理文件
4.1.2文件、资料的编号
4.1.2.1文件和资料编写的形式

4.1.2.2文件和资料编号
a)“MY”为本公司代号
b)文件类别共用两个字母表示：
QA表示质量手册
QB表示程序文件
QC表示作业指导书等技术文件
QD表示质量记录文件
QE表示其它管理文件
c) 细目号用1位数字表示：
QB－1XX  表示程序文件
QB－2XX  表示国家标准
QB－3XX  表示行业标准
QB－4XX  表示企业标准
QB－5XX  表示工作条例
QC－1XX  表示作业指导书
QC－2XX  表示设备操作规程
QC－3XX  表示质检点
QD－1XX  表示记录表格
d) 版本号：1表示第一版，2表示第二版以此类推。
修改次数：0表示本修改，1表示第一次修改，以此类推。
e)与质量体系有关的对外来往文件的编号表示方法：

4.2文件的编写

4.2.1质量手册和程序文件由管理者代表组织有关职能部门的编写。

4.2.2生产技术部负责编写技术文件，包括技术图纸、产品标准、工艺文件、文件、工序控制标准、操作规程、作业指导书、设备使用、维修、保养规程等。

4.2.3其它管理文件由各职能部门根据需要组织编写。

4.2.4所有文件和资料统一由行政部负责标准化工作，确保文字清晰、美观、易于阅读。

4.3文件的审批

4.3.1质量手册由管理者代表审核、总经理批准。

4.3.2程序文件由行政部组织有关职能部门会审，管理者代表批准。

4.3.3作业指导书等技术性文件由生产技术部审核，副总经理批准。

4.3.4其它管理文件由各职能部门审核，副总经理批准。

4.4文件和资料的受控标识

本公司所有与质量管理体系有关的文件和资料均需加盖受控印章予以标识和控制。

4.5文件的发放

4.5.1《质量手册》和《程序文件》由管理者代表确定发放范围，行政部拟定分发部门并填写《文件发放登记表》和《文件归档登记表》，加盖红色“受控文件”印章后发放。

4.5.2顾客及第三方机构要求提供本公司质量管理体系文件时，由品质部填写《对外文件分发申请单》，送原部门负责人核准后，加盖蓝色“非受控文件”印章予以发放。

4.5.3文件丢失可申请补发，文件破损可申请更换。由当事人提出申请，管理者代表批准后办理相应手续。

4.6文件的更改

4.6.1文件需要更改时，由当事人提出申请，填写《文件修改申请表》，说明更改的理由、依据、内容等背景资料。

4.6.2更改后的文件由原审批部门审批。

经过更改的文件由行政部负责记录登记，发放和作废文件的回收，作废文件加盖“作废”印章。

4.7外来文件的控制

4.7.1收到外来文件后，由归口管理部门按其适用性，控制发放范围以确保有效。

4.7.2有关国家和行业的最新版本，要加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，同时将旧版来收回。

4.8文件的换版

文件多次理发或更改幅面达 40%时需换版，发放新版文件时，原版文件同时废止。

4.9文件的管理

经审核批准后的原版文件由行政部归档管理。

4.10文件档案的鉴定

4.10.1定期做好文件、档案保存价值的鉴定工作，制订合理的保存期限。

4.10.2库存档案文件的移交、作废，应注明原因，保存依据。

4.10.3经鉴定属自然失效的文件，经副总经理批准后，作过期文件处理。

a)过期文件的处理分为长期保存、过渡期保存、销毁等三类。

b)过期文件的标识

c)过期文件全部加盖“作废”印章。

d)长期和过渡期保存的作废文件需另加盖“保留资料”印章。

e)过渡期保存的作废文件，应确定保存期限，到期后应及时清理、隔离。

4.11过期文件、档案的销毁

4.11.1经鉴定属无保存价值或超保存期限的文件、档案，及时评理后报副总经理批准，由监销人和经销人共同销毁。

4.11.2经销毁的文件和档案，应保留记录。

5.支持性文件

“-------”

6.质量记录

6.1 xineng.org.cn-107-18《文件发放登记表》

6.2 xineng.org.cn-108-1《文件档案登记表》

6.3 xineng.org.cn-112-1《文件补发、更换申请表》

6.4 xineng.org.cn-114-1《文件修改申请表》

6.5 xineng.org.cn-192-1《对外文件分发申请单》