iso9001认证咨询包装材料行业沟通控制程序

1．目的

本程序规定了内部和外部沟通的方式，以确保有效的沟通。

2．适用范围

适用于内部沟通和外部与顾客、供方及其他相关方面的沟通。

3．职责

3．1行政部负责质量管理体系内部各职能部门之间、各管理层次之间沟通的协调。

3．2各部门负责本部门职责范围内有关事项与相关的内部和外部沟通。

3．3管理者代表负责内部沟通和外部沟通的统一协调。

4．程序

4．1内部沟通

4．1．1质量管理体系有关的质量方针、目标、各部门的职责和权限、运作程序和要求 ，以质量手册、程序文件的书面形式，发给相关部门，并组织学习和培训，进行沟通。

4．1．2质量管理体系的运作以记录的形式进行沟通。如计划 （内审计划、管理评审计划）、物料报检单、  检验记录、不合格报告等。

4．1．3公司生产和服务运作中带普通性的问题和信息,通过各种会议（如内审首、末次会议、管理评审会议、质量分析会议、年终总结会议等），书面报告、布告栏、内部刊物、声像和电子媒体等方式进行沟通。

4．1．4各部门间和上下层次间的一般问题和信息,通过电话或面对面交流进行沟通,重要的填写《联络单（内部）》进行沟通。

4．1．5公司员工任何有关质量方面的建议和意见,都有职责和权力通过书面报告或口头向相关部门反映、进行沟通。

4．2外部沟通

4．2．1与顾客的沟通由经营部负责，重要问题和重大活动由管理者代表（必要时由总经理）出面与顾客沟通。

a.   产品信息通过广告、 产品介绍、 宣传册、 客户座谈会、订货会、展销会、产品演示、试用、业务员推销等方式或用电话、传真、电子邮件与顾客沟通。

b.问询、合同或订单的处理,  包括对其修改按《与顾客有关过程的控制

程序》进行沟通。

c.   顾客反馈, 包括顾客投诉按《客户满意控制程序》与顾客沟通。  

4．2．2与供方的沟通由经营部负责 ，重要问题和重大活动由管理者代表(必要时由总经理)出面与供方沟通。

a.   对供方的调查将 “供应商调查评审表”  传真或邮寄给供方实施沟通，必要时派调查评审组到供方进行现场评审。以获取采购信息。

b.  采购产品的信息以“采购订单”或电话、传真沟通。

c.  供方供货异常的信息以“联络单（外部）”沟通。

4．3沟通信息的处理和跟踪

4．3．1内部沟通信息的处理和跟踪

a.  质量管理体系运行中沟通的有关信息,  由相关职责部门处理，管理者代表跟踪验证。

b. 有关产品质量信息，由相关职责部门处理,  质管部跟踪验证。

c. 公司带普遍性的信息,  如员工提供的信息，由相关职责部门处理，行政部跟踪验证。

d. 其他信息由沟通部门协调处理。

4．3．2外部信息的处理和跟踪

a. 与顾客沟通获得的信息由经营部处理。涉及产品质量的,  由质管部跟踪验证。

b. 与供方沟通获得的信息, 由经营部处理。  涉及产品质量的,  由质管部跟踪验证。

d. 外部沟通信息需其他部门协助处理的，按内部沟通处理。

5．记录

5．1 XN/QR-2707.1-2020《联络单》